5/8/13

Cómo organizar un evento (V parte)

Tras hablar de la conceptualización del evento y de la planificación general, de la publicidad previa y de los últimos preparativos previos al evento, hoy hablaremos de las principales cosas a tener en cuenta durante el evento y tras él.

Recordad que, tal y como comentábamos en los artículos anteriores, muchos de estos pasos y el momento en que deberían llevarse a cabo dependerán mucho del tipo de evento que queramos organizar.

En esta ocasión, al igual que en los artículos anteriores, The Roach nos ha echado una mano a la hora de redactar el artículo incorporando su experiencia en la organización de eventos.

El mismo día del evento

- Montaje. Es necesario contar con suficiente gente para ayudar a montar el evento. Es posible que el montaje se pueda hacer uno o dos días antes, pero lo más habitual es tener que hacerlo la noche antes o la misma mañana. Lo ideal es que todo el mundo sepa con anterioridad de qué debe ocuparse (para ello puede resultar muy útil organizar una reunión previa los días anteriores al evento tal y como os recomendábamos en nuestro artículo anterior), pero si no es factible, se debe nombrar a una o más personas como referentes de montaje para que quienes tengan dudas puedan preguntarles y resultar lo más efectivos posibles.

Es importante que los responsables tengan claro qué se debe montar en cada sala y cómo debe hacerse. Siempre que sea posible, deberían visitar el local con anterioridad para poder tener una buena planificación.

- Durante el evento. Es importante tener claro el personal con el que se cuenta y cuales van a ser sus funciones. En muchas ocasiones esto puede resultar bastante complicado porque a mucha gente le cuesta comprometerse en firme (o cumplir con sus compromisos) así que lo que recomendamos es saber qué posiciones son imprescindibles y cuáles no y tener una buena planificación de cómo cubrir las posiciones imprescindibles con gente en quien se pueda confiar (o que tengan más experiencia) y usar al resto del personal para cubrir el resto de tareas.

Algo que también se debe tener en cuenta son las paradas para comer y los descansos para el “personal” de las jornadas. En algunos eventos esto no es necesario porque el evento para a mediodía/para cenar, pero otros eventos no se detienen y se deben hacer turnos para que todo el mundo pueda ir a comer con cierta tranquilidad. Además, también resulta importante dar ciertos descansos al personal para que puedan disfrutar de una parte del evento o, sencillamente, sentarse en un lugar tranquilo y descansar un rato ;)

- Desmontaje. Es necesario tener en cuenta el tiempo y personal necesarios para el desmontaje y limpieza tras el evento y acordarlo previamente para evitar que la gente se marche del lugar tras el evento. Hay que tener en cuenta que se debe:

* Recoger el material usado y guardarlo/transportarlo adecuadamente.
* Ordenar/limpiar el local donde se ha organizado el evento.

Resulta útil que la persona referente en el montaje también se encargue de ser referente en el desmontaje pues sabrá/recordará dónde y cómo estaba todo situado.

Tras el evento

- Comunicación post-evento. Es adecuado hacer algún tipo de nota de agradecimiento a colaboradores y asistentes que se haga pública poco después del evento. En caso de ser un evento grande no está de más hacer una primera nota justo al acabar (día siguiente) que sea un simple agradecimiento y otra un poco más adelante con una reflexión al respecto donde aprovechar e incluir enlaces a fotografías/vídeos y otras posibles noticias que hayan aparecido en otros medios. Según las características del evento, puede ser oportuno enviar algún mensaje de agradecimiento oficial o personalizado a algún colaborador o patrocinador. Estas notas pueden enviarse por e-mail a las personas/grupos colaboradores o, directamente, publicar en la página web donde se haya publicitado el evento.

- Evaluar el evento. Ya sea en una reunión organizada a propósito o como parte de una reunión general, se debería evaluar el evento, ver si se han cumplido las expectativas, qué aspectos se deberían repetir y cuales pulir o eliminar de cara a mejorar en siguientes ediciones o en la organización de otros eventos diferentes. Es importante no caer en actitudes infantiles (acusando a otros de los posibles fallos o excusando los fallos constantemente). Lo ideal es poder aprender de los errores cometidos y encontrarles soluciones, así como poder ganar experiencia de cara a próximos eventos.

Y esto es todo. Si os ha quedado alguna duda o estáis interesados en que profundice un poco más en alguno de los aspectos comentados, no tenéis más que decirlo.

Espero que esta serie de artículos os resulte útil y me gustaría especialmente que comentarais vuestras experiencias para poder ir aprendiendo más "truquillos" entre todos.

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