Cómo crear una asociación

Jugar a rol es una actividad social. Nos reunimos alrededor de una mesa y pasamos tardes enteras jugando. Habitualmente los jugadores no varían mucho dentro del grupo pero siempre hay un momento en que alguien se plantea la idea de formar una asociación de rol. Ya sea para conseguir un espacio adecuado donde jugar, para organizar alguna actividad para atraer nuevos miembros o por muchos otros motivos.

Personalmente yo os aconsejaría que antes de embarcaros en esta aventura comprobárais si en vuestra zona ya existe alguna asociación que se dedique a ello y a la que podáis acudir, pero si no es así o las asociaciones que hay en la zona no acaban de coincidir con vuestra forma de ver las cosas deberéis empezar a plantearos crear vuestra propia asociación.

Pero entonces es donde surgen los problemas.

¿Cómo se crea una asociación?

En el presente artículo intentaremos ayudaros a responder a esta pregunta, teniendo en cuenta que existen muchas diferencias en la forma de crear una asociación dependiendo de la Comunidad Autónoma donde residáis.

En cualquier caso algo básico es saber qué es una asociación. Para la administración pública una asociación es “una persona jurídica privada constituida por tres o más personas que se unen de forma voluntaria, libre y solidaria para conseguir una finalidad común de interés general o particular; sin ánimo de lucro y cuyos miembros se comprometen a poner en común sus conocimientos, actividades o recursos económicos con carácter temporal o indefinido.”

¿Qué nos indica esta definición?

En primer lugar que son necesarias, al menos, tres personas para formar una asociación. En segundo lugar que esas personas deben tener una finalidad concreta (esto será importante a la hora de redactar estatutos... pero luego hablaremos de ello). En tercer lugar, una asociación del tipo que nos ocupa no debe tener ánimo de lucro.

Bueno, el primer punto no parece muy complicado de conseguir, ¿verdad? Una mesa de juego suele tener más de tres miembros así que no suele ser muy complicado convencer al menos a dos personas más de que se unan.

El segundo punto es un poco más complicado ya que es la base de la asociación y de esa finalidad derivarán muchos otros puntos (objetivos concretos, acciones a llevar a cabo, etc...). Fijar los fines de la entidad debería ser algo que se consiguiera mediante un consenso de sus miembros y que fuera algo realista. “Que todo el mundo juegue a rol” es una meta bastante poco realista, pero “ayudar a mejorar la imagen de los juegos de rol entre el público general” es algo más fácil de conseguir.

Sobre el tercer punto (la carencia de ánimo de lucro) solo quiero puntualizar una cosa y es que, esto no implica que la asociación no pueda ganar algo de dinero, sino que todo ese dinero debe reinvertirse íntegramente en la asociación y la consecución de sus fines. Es decir, que si la asociación quiere puede organizar actividades que le den un beneficio, pero éste siempre deberá utilizarse en la asociación. Por ejemplo, si se organiza una actividad donde se tiene que pagar una inscripción, el beneficio se puede usar para dar un premio o por ejemplo para financiar un armario nuevo para la asociación. Incluso sería posible usar ese dinero para pagar a un empleado (un tallerista que fuera a dar unas clases o un socio que hiciera ese papel), pero, obviamente, siempre debería existir un contrato y demás papeleo legal.

Además de estos tres puntos, es necesario responderse a diversas cuestiones como qué actividades se llevarán a cabo para conseguir los fines de la asociación, quién las organizará, a quién se dirigirán... pero todo esto se puede hacer más adelante.

En este momento ya se pueden iniciar los trámites legales para crear una asociación.

En el caso de Cataluña, estos trámites son bastante sencillos. Se deben completar tres documentos, pagar la tasa de trámites (32,85 €) y entregar los documentos en el Departamento de Justícia (C. Pau Clarís, 81 de Barcelona). En otras Comunidades Autónomas el proceso puede variar un poco (en Valencia, por ejemplo, no hay que pagar tasas) pero básicamente será muy parecido.

Los tres documentos en cuestión son:

- Solicitud (en el que se solicita la admisión como asociación legalmente constituida)
- Acta fundacional (donde se indica quienes son los miembros fundadores de la asociación y su primera junta)
- Estatutos de la entidad (donde se especifica las normas generales de la entidad y sus objetivos; una especie de Constitución para asociaciones).

Los dos primeros documentos son muy sencillos de rellenar y no se suelen presentar muchas dudas, pero el tercero (los Estatutos) sí que pueden dar algunos problemas. Por ello indicaba unos párrafos más arriba que es importante tener claros los objetivos y la finalidad de la asociación ya que aquí tendremos que especificarlos y detallar algunos puntos.

Una vez entregados los documentos deberéis esperar tres meses para que la Administración os indique si hay algún error o problema y si es necesario hacer alguna modificación. Si en tres meses no os han dicho nada, ya estaréis constituidos como asociación.

Vale, habéis hecho los trámites para legalizar la asociación pero ¿qué más hay que hacer? Mientras esperáis los tres meses de rigor hasta que os confirmen que se ha aceptado vuestra asociación hay otro trámite que podéis ir adelantando: la solicitud de NIF, que viene a ser un equivalente al DNI para asociaciones. El NIF os será necesario para llevar a cabo muchas gestiones administrativas. Para ello se deben presentar los siguiente documentos en la Delegación de Hacienda de vuestra zona:

Original y copia del Acta fundacional
Original y copia de los Estatutos
Declaración censal (modelo 036)
Copia del DNI del representante legal de la entidad (el presidente)

En el caso de Catalunya, podéis encontrar información actualizada sobre estos trámites en la web del Departamento de Justicia de la Generalitat de Cataluña. En el resto de Comunidades Autónomas podéis acudir a los organismos equivalentes para que os informen.

¿Qué problemas podéis encontrar?

Uno de los problemas más “tontos” pero habituales es el del nombre. Desde que se aprobó la nueva Ley de Asociaciones de Cataluña es imprescindible indicar en el nombre de la asociación su tipología jurídica. ¿Qué quiere decir esto? Pues por ejemplo que no te puedes llamar Club de rol Menganito, porque Club de rol no es una tipología jurídica, así que deberías llamarte Asociación club de rol Menganito. Sí, parece una tontería ¿verdad? pero esta tontería puede hacer que os rechacen unos estatutos y que tengáis que volver a presentarlos (y pagar nuevamente las tasas...). Obviamente esto no quiere decir que estés obligado a utilizar el nombre oficial en el día a día de la asociación pero sí en la documentación oficial.

El nombre también puede suponer un problema si habéis elegido una palabra en inglés (o élfico!) o tal vez sea un juego de palabras que solo otro friki podría entender, es posible que os den algún problema y que, o bien no os permitan registrar la asociación con ese nombre u os pidan que lo traduzcáis al castellano.

Otro problema relativamente habitual se puede dar por no modificar algún punto en los Estatutos. Mi consejo al respecto es que intentéis modificar lo menos posible el modelo oficial y que si lo modifiquéis consultéis con anterioridad si lo que estáis haciendo es correcto o no. Por ejemplo, el modelo oficial de Estatutos marca cuáles son los cargos de la Junta de una asociación y sus deberes. Si tocáis este apartado es relativamente fácil que se rechacen los estatutos. Tened en cuenta que la mayor parte de plazos, obligaciones y demás que figuran en los estatutos vienen marcados por la ley y que no se permite cambiarlos.

¿Dónde encontrar más información?

La mayor parte de administraciones públicas y ayuntamientos tienen algún tipo de servicio de ayuda a las asociaciones donde podrán informaros mucho mejor que yo sobre cuáles son los trámites concretos en la zona. Para ello os recomiendo que acudáis o bien a las concejalías de juventud de vuestro ayuntamiento (que, sobretodo en el caso de los ayuntamientos pequeños, suelen ser muy amigables) o los departamentos de juventud de vuestra Comunidad Autónoma o a los Consejos de Juventud de cada Comunidad que suele ser las mejores fuentes.

En el caso de Catalunya, uno de los mejores recursos que existen es el CRAJ (Centro de recursos para asociaciones juveniles de Barcelona) que, tal y como su nombre indica, están especializados en todo lo que tenga que ver con asociaciones juveniles y que además de aconsejaros antes de crear una asociación os pueden ofrecer mucha ayuda después de haberla creado.

En Castilla y León podéis recurrir al CJCYL (Consejo de Juventud de Castilla y León) que también os puede asesorar y en Palma de Mallorca a la Palma Joven que viene a ser su equivalente.

Como podéis ver en casi todas las Comunidades Autónomas hay un órgano equivalente que os puede aconsejar y guiar para constituiros.