Cómo crear una asociación

Jugar a rol es una actividad social. Nos reunimos alrededor de una mesa y pasamos tardes enteras jugando. Habitualmente los jugadores no varían mucho dentro del grupo pero siempre hay un momento en que alguien se plantea la idea de formar una asociación de rol. Ya sea para conseguir un espacio adecuado donde jugar, para organizar alguna actividad para atraer nuevos miembros o por muchos otros motivos.

Personalmente yo os aconsejaría que antes de embarcaros en esta aventura comprobárais si en vuestra zona ya existe alguna asociación que se dedique a ello y a la que podáis acudir, pero si no es así o las asociaciones que hay en la zona no acaban de coincidir con vuestra forma de ver las cosas deberéis empezar a plantearos crear vuestra propia asociación.

Pero entonces es donde surgen los problemas.

¿Cómo se crea una asociación?

En el presente artículo intentaremos ayudaros a responder a esta pregunta, teniendo en cuenta que existen muchas diferencias en la forma de crear una asociación dependiendo de la Comunidad Autónoma donde residáis.

En cualquier caso algo básico es saber qué es una asociación. Para la administración pública una asociación es “una persona jurídica privada constituida por tres o más personas que se unen de forma voluntaria, libre y solidaria para conseguir una finalidad común de interés general o particular; sin ánimo de lucro y cuyos miembros se comprometen a poner en común sus conocimientos, actividades o recursos económicos con carácter temporal o indefinido.”

¿Qué nos indica esta definición?

En primer lugar que son necesarias, al menos, tres personas para formar una asociación. En segundo lugar que esas personas deben tener una finalidad concreta (esto será importante a la hora de redactar estatutos... pero luego hablaremos de ello). En tercer lugar, una asociación del tipo que nos ocupa no debe tener ánimo de lucro.

Bueno, el primer punto no parece muy complicado de conseguir, ¿verdad? Una mesa de juego suele tener más de tres miembros así que no suele ser muy complicado convencer al menos a dos personas más de que se unan.

El segundo punto es un poco más complicado ya que es la base de la asociación y de esa finalidad derivarán muchos otros puntos (objetivos concretos, acciones a llevar a cabo, etc...). Fijar los fines de la entidad debería ser algo que se consiguiera mediante un consenso de sus miembros y que fuera algo realista. “Que todo el mundo juegue a rol” es una meta bastante poco realista, pero “ayudar a mejorar la imagen de los juegos de rol entre el público general” es algo más fácil de conseguir.

Sobre el tercer punto (la carencia de ánimo de lucro) solo quiero puntualizar una cosa y es que, esto no implica que la asociación no pueda ganar algo de dinero, sino que todo ese dinero debe reinvertirse íntegramente en la asociación y la consecución de sus fines. Es decir, que si la asociación quiere puede organizar actividades que le den un beneficio, pero éste siempre deberá utilizarse en la asociación. Por ejemplo, si se organiza una actividad donde se tiene que pagar una inscripción, el beneficio se puede usar para dar un premio o por ejemplo para financiar un armario nuevo para la asociación. Incluso sería posible usar ese dinero para pagar a un empleado (un tallerista que fuera a dar unas clases o un socio que hiciera ese papel), pero, obviamente, siempre debería existir un contrato y demás papeleo legal.

Además de estos tres puntos, es necesario responderse a diversas cuestiones como qué actividades se llevarán a cabo para conseguir los fines de la asociación, quién las organizará, a quién se dirigirán... pero todo esto se puede hacer más adelante.

En este momento ya se pueden iniciar los trámites legales para crear una asociación.

En el caso de Cataluña, estos trámites son bastante sencillos. Se deben completar tres documentos, pagar la tasa de trámites (32,85 €) y entregar los documentos en el Departamento de Justícia (C. Pau Clarís, 81 de Barcelona). En otras Comunidades Autónomas el proceso puede variar un poco (en Valencia, por ejemplo, no hay que pagar tasas) pero básicamente será muy parecido.

Los tres documentos en cuestión son:

- Solicitud (en el que se solicita la admisión como asociación legalmente constituida)
- Acta fundacional (donde se indica quienes son los miembros fundadores de la asociación y su primera junta)
- Estatutos de la entidad (donde se especifica las normas generales de la entidad y sus objetivos; una especie de Constitución para asociaciones).

Los dos primeros documentos son muy sencillos de rellenar y no se suelen presentar muchas dudas, pero el tercero (los Estatutos) sí que pueden dar algunos problemas. Por ello indicaba unos párrafos más arriba que es importante tener claros los objetivos y la finalidad de la asociación ya que aquí tendremos que especificarlos y detallar algunos puntos.

Una vez entregados los documentos deberéis esperar tres meses para que la Administración os indique si hay algún error o problema y si es necesario hacer alguna modificación. Si en tres meses no os han dicho nada, ya estaréis constituidos como asociación.

Vale, habéis hecho los trámites para legalizar la asociación pero ¿qué más hay que hacer? Mientras esperáis los tres meses de rigor hasta que os confirmen que se ha aceptado vuestra asociación hay otro trámite que podéis ir adelantando: la solicitud de NIF, que viene a ser un equivalente al DNI para asociaciones. El NIF os será necesario para llevar a cabo muchas gestiones administrativas. Para ello se deben presentar los siguiente documentos en la Delegación de Hacienda de vuestra zona:

Original y copia del Acta fundacional
Original y copia de los Estatutos
Declaración censal (modelo 036)
Copia del DNI del representante legal de la entidad (el presidente)

En el caso de Catalunya, podéis encontrar información actualizada sobre estos trámites en la web del Departamento de Justicia de la Generalitat de Cataluña. En el resto de Comunidades Autónomas podéis acudir a los organismos equivalentes para que os informen.

¿Qué problemas podéis encontrar?

Uno de los problemas más “tontos” pero habituales es el del nombre. Desde que se aprobó la nueva Ley de Asociaciones de Cataluña es imprescindible indicar en el nombre de la asociación su tipología jurídica. ¿Qué quiere decir esto? Pues por ejemplo que no te puedes llamar Club de rol Menganito, porque Club de rol no es una tipología jurídica, así que deberías llamarte Asociación club de rol Menganito. Sí, parece una tontería ¿verdad? pero esta tontería puede hacer que os rechacen unos estatutos y que tengáis que volver a presentarlos (y pagar nuevamente las tasas...). Obviamente esto no quiere decir que estés obligado a utilizar el nombre oficial en el día a día de la asociación pero sí en la documentación oficial.

El nombre también puede suponer un problema si habéis elegido una palabra en inglés (o élfico!) o tal vez sea un juego de palabras que solo otro friki podría entender, es posible que os den algún problema y que, o bien no os permitan registrar la asociación con ese nombre u os pidan que lo traduzcáis al castellano.

Otro problema relativamente habitual se puede dar por no modificar algún punto en los Estatutos. Mi consejo al respecto es que intentéis modificar lo menos posible el modelo oficial y que si lo modifiquéis consultéis con anterioridad si lo que estáis haciendo es correcto o no. Por ejemplo, el modelo oficial de Estatutos marca cuáles son los cargos de la Junta de una asociación y sus deberes. Si tocáis este apartado es relativamente fácil que se rechacen los estatutos. Tened en cuenta que la mayor parte de plazos, obligaciones y demás que figuran en los estatutos vienen marcados por la ley y que no se permite cambiarlos.

¿Dónde encontrar más información?

La mayor parte de administraciones públicas y ayuntamientos tienen algún tipo de servicio de ayuda a las asociaciones donde podrán informaros mucho mejor que yo sobre cuáles son los trámites concretos en la zona. Para ello os recomiendo que acudáis o bien a las concejalías de juventud de vuestro ayuntamiento (que, sobretodo en el caso de los ayuntamientos pequeños, suelen ser muy amigables) o los departamentos de juventud de vuestra Comunidad Autónoma o a los Consejos de Juventud de cada Comunidad que suele ser las mejores fuentes.

En el caso de Catalunya, uno de los mejores recursos que existen es el CRAJ (Centro de recursos para asociaciones juveniles de Barcelona) que, tal y como su nombre indica, están especializados en todo lo que tenga que ver con asociaciones juveniles y que además de aconsejaros antes de crear una asociación os pueden ofrecer mucha ayuda después de haberla creado.

En Castilla y León podéis recurrir al CJCYL (Consejo de Juventud de Castilla y León) que también os puede asesorar y en Palma de Mallorca a la Palma Joven que viene a ser su equivalente.

Como podéis ver en casi todas las Comunidades Autónomas hay un órgano equivalente que os puede aconsejar y guiar para constituiros.

18 comentarios:

  1. Hola Wed, buen articulo, aunque antes quizá matizaría, "Para qué" crear una asociación puesto que sin un objetivo muy difícilmente tendrá una continuidad, lo sé bien.

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    1. Sí, es cierto que sin un objetivo es díficil que una asociación tenga continuidad. Es más, la falta de continuidad es lo que suele hacer que la mayor parte de asociaciones se desvanezcan a los pocos años de existir. Pero creo que entonces ya hubiera quedado un artículo demasiado kilométrico (por si este no lo fuera lo suficiente). Me lo apunto para hablar al respecto otro día.

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    2. Hombre Wulwaif, creo que si alguien ha llegado al punto de ponerse a mirar papeleo, estatutos y demás es porque antes ya tiene claro el objetivo principal.

      También en un momento dado en los estatutos creo que hay que indicar el objetivo con el que se crea la asociación, lo cual puede servir para replantearte si seguir o no.

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    3. Sip, los objetivos son uno de los puntos clave de los Estatutos y tal y comento es importante plantearse algo realizable. Pero también es cierto que conozco más de una y dos asociaciones que no se lo plantearon mucho al fundarse y que ahora han desaparecido...

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  2. estupendo e instructivo artículo para saber como manejarse en las lides del asociacinismo rolero o no.

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  3. Como apunte al estupendo artículo de Wed, comentar que en Andalucía tampoco existe pago de tasas para tramitar la creación de una asociación juvenil salvo el modelo 036 para la solicitud del CIF, que no llega a dos euros =)

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    1. ¡Qué suerte tenéis por ahí! En Cataluña siempre te toca pagar para cualquier trámite... :)

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    2. También es una pena que se separase el trámite en los 90, antes se te concedía en Andalucía la ID de persona jurídica por sistema. Ahora sé por qué ha sido si algunas autonomías lo cobran. Pero en fin, es cosa de saberse para incluirlo con el capital fundacional, pagar eso (si toca) y las copias de los estatutos, los correos certificados que pueda haber de por medio y los libros de cuentas para tesorero.

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  4. Y a indicar también que los a los problemas de preveer con el nombre está el de la reproducción legal. Es decir, Fundación Kaufman, como negocio no transcribía correctamente la sociedad de Mutantes en la Sombra que le inspiraba para simplificar y reducir errores de terceros al escribirla (que se dieron, no obstante) y es porque legalmente es posible que un error en una factura con una errata así (y en este caso, una factura o papel legal de cualquier tipo a nombre de la asociación) se reclame como invalidado por eso.

    Os doy otro ejemplo: imagina que montas unas jornadas, recibes una subvención y justificas gastos con facturas (como debe ser), pero la papeleria que te ha servido 200 lápices pone ''Kaufma'' o ''kritic'', aunque hay más datos y sean correctos, podrían no poder aceptarse por la administación (para reconocer que tus gastos están justificados) si se ponen tontos. Nombres japoneses o complicados dan muchos quebraderos de cabeza si esto ocurre.

    Estoy en movimientos asociacionales desde 1992, de ahí mi pragmatismo espartano que si hacemos una revista de rol en un domino de rol (llamado a secas Rolero.net) le ponemos ''fanzine'' y ''rolero'' para no complicarnos la vida, cuanto más sencillo es mejor, y todo nombre acaba calando con el tiempo y no piensas que ningún otro quedaría bien. Nunca es importante el nombre de lo que hagas, sino que esté bien cimentado para que dure y echar curro con ganas.

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    1. Todo el tema de subvenciones y justificaciones de subvenciones da para varios artículos (a ver si uno de estos días me inspiro y escribo algo al respecto) porque te pueden tirar para atrás facturas por cosas la mar de curiosas. Una vez nos tiraron para atrás una factura porque en concepto ponía Varios... se trataba de una tienda de retales de tela y la factura era por 7 €; debido a ello tuvimos que volver a presentar TODA la justificación...

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  5. Otra cuestión que hay que tener en cuenta es que, a ojos de muchos ayuntamientos (o al menos los de grandes ciudades), una asociación no existe hasta que no la has dado de alta en el registro de entidades asociativas (u otro nombre análogo) de dicho ayuntamiento. Vamos, que además de darlo de alta en el Registro estatal también hay que ir al municipal para que sepan que la asociación existe y desempeña sus actividades dentro del término municipal.

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    1. Al menos por Barcelona, eso solo es necesario si quieres pedir una subvención. Lo curioso es que tienes que darte de alta en diversos registros dependiendo de qué subvención pidas... pero vaya, el tema subvenciones da para varios artículos seguidos! XDD

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    2. Yo no tendría mucha fe en conseguir subvenciones con la que está cayendo pero, tal vez, de cara a que te permitan usar un local en un centro cívico o que te apoyen (aunque sea de boquilla) de cara a organizar unas jornadillas...

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  6. Cosas del destino... hace meses estuve pensando en crear una entidad rolera en mi ciudad, y tras ese tiempo ayer (tras terminar unos trabajos pendientes que tenía) me puse a pensar seriamente en este tema, hasta el punto de comentar y buscar información al respecto.

    Muchas gracias por la entrada :).

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  7. Gracias a ti por leerla y espero que te resulte útil, aunque lo mejor es consultar al organismo competente en tu zona, ellos seguro que te pueden asesorar mucho mejor.

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  8. Anda que nos nos habría ahorrado tiempo y quebraderos de cabeza este post hace años XD

    Por estos lares (La Coruña) también hay tasas, y de una manera muy WTFqueante los modelos de estatutos que te proporciona el ayuntamiento no son validos para la Xunta, que es quien tiene que validarlos XD

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  9. Hace tiempo fui socio fundador de una asociación y con respecto al nombre que era una palabra japonesa nos remitieron una carta pidiendo la explicación del nombre y sus implicaciones, pero no se nos rechazo y hubo de cambiarla o volver a presentarla. Supongo que eso depende de la costumbre de cada sitio y de la suerte que tengas con quien revise tu solicitud.

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