Cómo organizar un evento (III parte)

Tras una larga temporada desde el anterior artículo de esta serie (mea culpa, ya me he flagelado un ratito por ello), volvemos al tema de cómo organizar un evento. Tras hablar en los artículos previos de la conceptualización del evento y de la planificación general, entramos ya en los meses más cercanos al evento y en la fase de publicidad y últimos preparativos.

En esta ocasión, al igual que en los artículos anteriores, The Roach nos ha echado una mano a la hora de redactar el artículo incorporando su experiencia en la organización de eventos.

Recordad que, tal y como comentábamos en los artículos anteriores, muchos de estos pasos y el momento en que deberían llevarse a cabo dependerán mucho del tipo de evento que queramos organizar.

Uno o dos meses antes del evento

- Publicidad. Hay una serie de acciones que pueden llevarse a cabo para publicitar nuestro evento. Personalmente soy partidaria de intentar lanzar la publicidad en todas las plataformas de forma simultánea para evitar que algunas personas se enteren de "rebote" o que no reciban toda la información. Esto no implica que deban redactarse textos/imágenes diferentes para cada medio (aunque algunos medios pueden necesitarlo debido a sus características específicas). Pero ¿dónde podemos hacer publicidad de nuestros eventos?

En primer lugar, yo empezaría con los medios directos a disposición de la organización: un blog, un foro, un mailing, una cuenta de Facebook, G+, Twitter… Obviamente no es imprescindible usar todos estos medios, pero sí que puede resultar útil ya que el público no es el mismo en todos ellos y nos permitirá alcanzar a un target más grande. Para que este paso sea realmente efectivo necesitamos cuidar de nuestros medios publicitarios durante todo el año y no solo en las fechas próximas a un evento ya que de esa forma tendremos un público más fiel y nuestra publicidad resultará más efectiva. Lo ideal es publicar de forma regular (semanal/quincenal) y aportando contenidos interesantes.

Hecha la publicidad más directa, se pasaría a una publicidad más indirecta que consistiría en enviar nuestra noticia/nota de prensa a diversas páginas web, blogs, foros que compartan nuestra temática y que puedan darnos publicidad. Existen diversas páginas generalistas de noticias y otras más especializadas en temáticas concretas. Lo ideal es tener un listado y asegurarnos de enviarlo a aquellas a las que les resulte relevante y no hacer un spam masivo que puede resultar molesto e innecesario y que provocará que, a la larga, seamos ignorados.

Hay que tener en cuenta que si buscamos un público de fuera de nuestra localidad, lo ideal es avisar con una cierta antelación de nuestros eventos para que los interesados puedan planificar desplazamientos y similares, pero si buscamos un público más local, podemos retrasar la fase de publicidad a fechas más cercanas.

Hay una serie de cuestiones importantes a la hora de publicitar un evento entre las que yo destacaría lo siguiente; en especial a la hora de enviar noticias/notas de prensa a terceros y a la hora de hacer carteles publicitarios:

- Describe clara y brevemente en qué consiste tu evento para que quien no lo conozca pueda hacerse una idea de su contenido y de si le interesa. Se trata de encontrar un punto medio entre las explicaciones "telegráficas" y las "enciclopédicas". Un par de párrafos deberían bastar para describir los rasgos principales de tu actividad.
- Deja claro los datos principales: lugar donde se celebra, día y hora, precio/forma de inscripción…
- Indica una forma de contacto para hacer preguntas o conseguir más información, preferiblemente un mail o página web, y asegúrate de revisarla para contestar a cualquier pregunta que puedas recibir.

En el caso de las notas enviadas a terceros hay que ser más cuidadoso para evitar resultar molesto y siempre aportar información nueva y relevante para que a esa página/blog/web le pueda resultar interesante publicar de nuevo nuestra información.

Tampoco se pierde nada por comunicárselo al ayuntamiento (muchos ayuntamientos tienen una revista o periódico del pueblo que puede servir para publicitarlo). Además si hay periódicos de tirada provincial es recomendable pasarles una nota de prensa, siempre cabe la posibilidad de que un periodista se acerque a investigar un poco que es eso, ¡hasta de salir por la tele!. Es probable que en una gran ciudad sea muy difícil llamar la atención de ayuntamiento y medios de comunicación, pero en sitios más pequeños suele resultar bastante más fácil.

Es posible, incluso aconsejable en el caso de eventos grandes, hacer varias rondas de publicidad. Si contamos con un blog/web propio podemos hacer un anuncio general de nuestro evento 1 o 2 meses antes del mismo y luego ir creando nuevas noticias ampliando la información o describiendo alguno de los principales aspectos del mismo cada x tiempo. Lo ideal es ser más o menos regulares con las actualizaciones y no lanzar 5 o 6 noticias en una sola semana y luego enmudecer.

También es importante dedicar un tiempo a la publicidad en papel. Además de diseñar un cartel, imprimid bastantes copias y distribuidlas por las tiendas frikis cercanas que son las que probablemente os puedan traer más visitantes. Aseguraos también de distribuir copias por colegios, institutos, universidades, centro cultural o casa de la cultura de vuestra zona...

Si el evento tiene muchas actividades o va a durar varios dias puede resultar útil marcar un día de cierre de actividades (aunque luego se puedan añadir actividades de última hora) y diseñar trípticos donde el visitante pueda ver las actividades que se realizan. Además este panfleto puede servir también para incluir los logos de las asociaciones, tiendas, editoriales... que colaboren con nosotros, lo cual es un plus para los patrocinadores.

- Confirmación de espacios/patrocinios/colaboraciones. Si el primer contacto con otras entidades, colaboradores, patrocinadores y similares se ha hecho hace tiempo, resulta útil volver a confirmar su participación y compromiso con nosotros para evitar llevarnos chascos de última hora. Además, ayuda a que estas personas se sientan más integrados con nuestra actividad, lo cual siempre ayuda a mejorar la actividad.

- Preparación específica de alguna actividad. Es posible que algunas actividades requieran una preparación específica como una escenografía concreta, una revisión de materiales, aprender a jugar a un juego, planificar la forma de grabar una presentación que se deben tener en cuenta con tiempo suficiente para que se puedan llevar a cabo.

Si en el recinto donde se va a hacer el evento existe la posibilidad consultad si tienen material de grabación o audiovisual que se os pueda prestar junto con el propio recinto; muchas casas de la cultura y centros deportivos por ejemplo tienen proyector o equipo de sonido que puede prestarse.

Esto es todo por hoy. En el próximo artículo nos centramos en las acciones a realizar en los días justamente previos al evento en sí.