Cómo organizar un evento (IV parte)

Tras hablar en los artículos previos de la conceptualización del evento y de la planificación general y de la publicidad previa nos toca hablar de los últimos preparativos previos al evento. Como veréis se trata, sobretodo, de tareas de confirmación y recordatorio de los pasos previos.

Recordad que, tal y como comentábamos en los artículos anteriores, muchos de estos pasos y el momento en que deberían llevarse a cabo dependerán mucho del tipo de evento que queramos organizar.

En esta ocasión, al igual que en los artículos anteriores, The Roach nos ha echado una mano a la hora de redactar el artículo incorporando su experiencia en la organización de eventos.

Los días previos al evento

- Realizar las últimas tareas de publicidad. Es importante hacer un recordatorio del evento en los días/semanas previas al mismo, en especial si la publicidad del mismo se ha hecho hace algún tiempo. También es el momento ideal para repartir carteles en lugares públicos cercanos al lugar del evento (para atraer público local) y en lugares emblemáticos de la afición (tiendas, otras asociaciones). Y es un buen momento para enviar un mail recordando el evento a las personas que han acudido a otros eventos similares organizados por nosotros con anterioridad.

- Comprobación de materiales/espacios. Para evitar problemas de última hora, lo ideal es hacer una comprobación a pocos días del evento de que se cuenta con todos los materiales y reservas de espacio necesarios. También resulta útil confirmar los horarios y necesidades a los colaboradores externos y, de paso, confirmar su presencia en nuestro evento. [Sé que puede parecer que insisto mucho en este tema en concreto, pero no sabéis la cantidad de veces que gracias a comprobar y recomprobar espacios y materiales hemos logrado evitar un desastre].

- Avisar a las autoridades. Aunque en grandes ciudades esto pueda parecer un tanto imposible, en pueblos más pequeños es recomendable avisar de estos eventos a las autoridades locales, véase el alcalde, la concejalía de Juventud... Su presencia siempre le da un plus a las jornadas y, al conoceros en persona, os tendrán mejor mirados cara a próximos eventos. En el caso de que acudan es imprescindible que alguien de la organización (el organizador o cabeza visible de las jornadas a ser posible) esté con ellos en todo momento, les enseñe las instalaciones, les explique los eventos que tienen lugar y también se puede aprovechar para comentar los problemas que se han tenido en la organización y pedir ayuda para futuros eventos...

- Reunión de planificación. Si es posible, resulta ideal realizar una reunión explicativa para que todos los miembros de la organización tengan claras las actividades y horarios del evento (en especial en eventos tipo jornadas con mucho personal que no tiene porqué haber estado implicado en la organización previa). Lo ideal es poder repartir algún tipo de horario o plano con las diversas actividades/horarios/salas para que todo el mundo tenga una idea general de lo que se hará. A la hora de hacer los horarios, es importante tener en cuenta que habrá momentos con más afluencia de gente, lo que hará que sea necesario reforzar algunas áreas en concreto. Aunque organizar unas jornadas suele implicar trabajar mucho y en ocasiones no disfrutar de ellas, un horario equilibrado puede hacer que la gente no ande tan agobiada a la hora de estar trabajando en las jornadas y acaben estando muchos más contentos todos.

También se debería indicar quienes son las personas de referencias en caso de dudas o problemas (por ejemplo, dejar claro quienes son los árbitros de reglas en un torneo y quienes las personas encargadas de solucionar problemas relativos al local/organización) para que quien no sepa como solucionar un problema, tenga claro a quién debería recurrir para solventarlo.

- Compra de materiales perecederos. Es posible que se deban hacer compras de material perecedero (comida/bebida principalmente) en los días inmediatamente previos al evento. En este caso se debe tener pensado tanto quién se encargará de hacer la compra como un lugar donde guardar este material antes y durante el evento. Tened en cuenta de que en el caso de que tengáis pensado vender comida o bebida en el lugar donde se hagan las jornadas preguntad antes si es posible hacerlo o es necesario algún permiso, en el caso de que sea un local cedido por el ayuntamiento pueden negarse a eso por lo que informaros antes y con tiempo.

Esto es todo por hoy. En el próximo (y último) artículo nos centramos en las acciones a realizar en el mismo día/s del evento y los días posteriores al mismo.