Cómo organizar un evento (I parte)

La idea tras esta serie de artículos es ayudar a que cualquier asociación, tienda o particular tenga una guía a la hora de organizar un evento y conozca los principales pasos que es necesario llevar a cabo así como el momento aproximado en que deberían realizarse.

Estos artículos deben entenderse como una guía y no como algo a seguir a rajatabla ya que, dependiendo del tipo de evento que se quiera organizar se deberán seguir todos los pasos, solo algunos de ellos o se deberán crear nuevos pasos.

Todo el mundo es bienvenido a opinar sobre el artículo y aportar su visión particular o sus métodos y experiencias a la hora de organizar eventos ya que la idea es que todos aprendamos nuevas formas de hacer (y eso, obviamente, también me incluye a mi).

Los pasos a realizar y la temporalización no será la misma para un evento grande (como unas jornadas con vocación nacional) que para algo más pequeño (como podría ser un torneo o un día de juegos), pero espero que al menos os pueda servir como orientación de cómo montar un evento.

Dado que había que elegir un orden en el documento he preferido utilizar un orden cronológico, empezando por las cosas que se deberían hacer varios meses antes del evento y acabando por las del mismo día del evento. Obviamente no son fechas estrictas, sino aproximadas y en cada ocasión dependerá del evento en cuestión, pero ya van bien para hacerse una idea. También dependiendo de la población donde vaya a elaborarse el evento es posible que te encuentres con más o menos facilidades a la hora de que los organismos públicos colaboren contigo. Existen otras posibles formas de ordenar estos pasos (por conceptos, por prioridad), pero a mi esta forma es la que me resulta más cómoda.

Empezaremos con la fase más relacionada con la conceptualización del evento y los primeros contactos.

Varios meses antes del evento (entre 6 y 12 meses)

- Conceptualizar el evento. Lo primero que hay que hacer es decidir qué queremos hacer y cómo queremos hacerlo. Puede parecer una tontería, pero en muchos casos el tener una buena planificación de lo que queremos hacer y qué objetivos queremos conseguir, es algo que no siempre hacemos y que, en caso de hacerlo, nos ayudará mucho en el resto de etapas de organización. Se deben decidir los datos básicos del evento como qué se quiere realizar, la fecha en que se quiere realizar, las necesidades básicas de espacio/personal, costes, etc... Lo ideal es poder ponerlo por escrito para poder presentarlo a nuevos colaboradores, patrocinadores y similares (en especial si se tienen que pedir espacios públicos, subvenciones, etc...). Prepara una buena presentación y haz copias a gran calidad si vas a entregarlas a responsables o gente importante, esmerándote en indicar qué buscas con el evento en cuestión, qué puedes necesitar de la persona a la que va dirigido tu informe.

- Hacer la reserva de espacios. En la mayor parte de locales públicos las reservas se deben hacer con entre 6 y 12 meses de antelación, pero puede darse el caso de algunos locales que te permitan hacer reservas con menos tiempo. En cualquier caso, lo ideal es intentar fijar las fechas cuanto antes para poder adecuar nuestro planning. Obviamente si se cuenta con un espacio propio este paso no resulta necesario, pero sí que puede ser útil ir marcando en un calendario todo lo que se quiere realizar para no pisar otras actividades. Averigua a quien pertenece cada espacio y si en las fechas en las que tenéis previsto hacer el evento alguien va a utilizarlo, esto es especialmente imprescindible si vais a pedir recintos deportivos (como pabellones o polideportivos) o centros escolares (dependiendo de la zona pueden depender del propio ayuntamiento de la zona o de organismos superiores).

En el caso de espacios públicos, averigua si cuentan con un seguro y si el susodicho seguro os cubre durante el horario de elaboración de los eventos. Nunca está de más averiguar precios de seguros, si buscas bien puedes encontrarlos por costes asequibles.

- Primer contacto con patrocinadores. Puede ser necesario hacer un primer contacto con patrocinadores con mucha antelación si su colaboración resulta imprescindible para la realización del evento. De no resultar imprescindibles es mejor esperar a dos o tres meses antes del evento ya que es fácil que se “olviden” de lo hablado. Cuenta siempre con la posibilidad de que un patrocinador/colaborador no cumpla lo pactado y elabora un plan b o c por si fallaran, sobre todo en el caso de que dicho patrocinador vaya a aportar de alguna manera un material imprescindible: trata de que no lo sea o mira si puedes conseguirlo por otros medios.

En las siguientes entradas nos centraremos sobre la fase de planificación del evento así como en la publicidad y la organización directa del mismo. Pero si tenéis algún punto que os gustaría que tratáramos con más profundidad o queréis aportar vuestro punto de vista, no dudéis en decírnoslo en los comentarios.