Cómo organizar un evento (II parte)

Continuamos la serie de artículos que pretenden ayudar a asociaciones, particulares y tiendas a organizar un evento. Tal y como comentábamos en el anterior artículo, tened en cuenta que muchos de estos pasos y el momento en que deberían llevarse a cabo dependerán mucho del tipo de evento que queramos organizar.

Mientras que en el anterior artículo nos centramos en la fase de conceptualización y primeros contactos, en el presente artículo nos centraremos en la planificación y logística del evento.

Dos/tres meses antes del evento

- Reuniones de planificación. A partir de este momento deberían realizarse reuniones periódicas de planificación para discutir las actividades concretas que se van a realizar, propuestas diversas y reparto de tareas. La frecuencia de estas reuniones dependerá en gran parte de la envergadura del proyecto y de la cantidad de gente implicada en el mismo. Si se cuenta con un grupo grande de colaboradores puede resultar útil hacer una reunión general con todos y más adelante reunirse únicamente en pequeños grupos o solo el equipo de organización. Se debe intentar ir a las reuniones con un orden del día más o menos cerrado para evitar irse por las ramas y que no resulten productivas.

- Contactar con patrocinadores/ colaboradores. Lo ideal es llevar el control de los contactos en una hoja tipo excel especificando empresa, nombre del contacto, teléfono/mail, fecha del último contacto y cualquier nota necesaria (cuándo hay que volver a ponerse en contacto con él, qué dice que enviará, etc...). Suele ser necesario insistir en varias ocasiones para recibir respuestas con la mayor parte de patrocinadores y llevar un seguimiento personalizado. No sirve de mucho enviar un mail genérico aunque sí que se puede partir de un mail general que se debería personalizar para cada empresa. La mejor forma de conseguir una respuesta es hacer propuestas concretas de actividades relacionadas con el patrocinador aunque también es oportuno quedar abierto a sus propuestas. Es importante concretar las peticiones y tener claro qué pide el patrocinador a cambio.

- Empezar a preparar el cartel del evento. La mejor forma de conseguir un cartel adecuado es tener claro qué se quiere transmitir ya que esto facilitará la tarea del diseñador. Es importante que el cartel contenga los datos básicos de la actividad tales como: nombre del evento, día en que se realiza, horarios, lugar (plano a ser posible), quién lo organiza, una forma de conseguir más información/inscribirse, espacio para logos de colaboradores y patrocinadores. Es un error común intentar centrarse en buscar una imagen atractiva olvidando que aunque el buen aspecto de un cartel es importante, también es importante que contenga toda la información relevante.

- Planificación de salas/actividades. En eventos grandes (tipo jornadas) resulta útil ir repartiendo las actividades en las diferentes salas y horarios conforme se van confirmando para ver de qué espacios se dispone y momentos horarios se dispone. A estas alturas se debería dejar cierto margen al cambio.

- Camisetas/Merchandising. En muchos eventos se elaboran materiales de merchandising del tipo camisetas, dados, parches, etc... Es importante buscar varios presupuestos y tener claros el tiempo que pueden tardar en elaborar nuestro pedido y en hacer el envío. Si se trata de material que se encarga al extranjero es importante contar con que aduanas puede detenerlo y el retraso que eso puede suponer (y el coste extra!).

En el siguiente artículo nos centraremos en las semanas previas al evento y, en especial en cómo llevar a cabo la publicidad para nuestro evento.